ECMA Toolbox: Send the Right Thing, Not Everything
“Send me your stuff.”
It sounds like a simple request.
Then you sit down to answer and realize you have a website, an Electronic Press Kit, six streaming profiles, four live videos, twelve press quotes, a Dropbox folder, several biographies, new photos, old photos, and a recording of a wonderful show captured by someone’s phone from behind a structural column.
What should you actually send?
The answer depends on who asked and why.
First, clarify the request
When possible, reply with a short question:
Absolutely. What would be most useful for you: a live video, an EPK, or a couple of tracks?
That question demonstrates professionalism.
It also saves the recipient from sorting through material that does not apply to their work.
If you cannot clarify, send one central link and identify the most relevant item inside it.
Here is our EPK. The live trio video near the top is the best example of the show we discussed.
Your EPK is the library.
Your email is the guided tour.
What a booker or presenter needs
A booker is trying to understand the live experience and whether it fits their room, event, audience, calendar, and budget.
Useful material may include:
one strong live-performance video
a concise artist description
solo, duo or full-band format
current routing and availability
relevant performance history
basic technical information
realistic ticketing or attendance evidence, if available
direct booking contact
The live video matters because polished recordings do not necessarily show what happens onstage.
Choose a video that represents the show you are offering.
What a booking agent needs
A booking agent is not only deciding whether they like the music.
They are considering whether they can understand, position, develop, and sell the live act.
A concise booking page might include:
one-sentence positioning
strongest live video
one or two key tracks
recent show history
room sizes, attendance or ticketing information where available
markets where you have an audience
upcoming releases
realistic touring plans
current team members
the exact support you are seeking
Do not ask:
Can you get me some gigs?
Try:
Would you be open to sharing whether agency representation makes sense at this stage? If the timing is not right, I would value knowing which milestones you would need to see before revisiting it.
A positive mentorship or industry conversation creates a foundation for a thoughtful question.
It does not automatically imply representation.
What a media contact needs
A media contact needs a reason to pay attention now.
Useful material includes:
a clear story angle
release title and date
one listening link
a concise biography
one or two high-resolution photographs
correct photo credits
relevant supporting information
direct contact details
“Here is my new single” is information.
“Here is a song written after returning to a coastal community transformed by last year’s wildfires” may be a story angle.
The angle must be true, relevant, and supported by the work. It should not be manufactured drama.
What a music supervisor needs
Music supervisors generally need to evaluate the song itself quickly and understand whether it can be licensed.
Depending on the request, useful information may include:
one or more directly relevant tracks
clear file names
writers and ownership information
publishing information
master ownership
whether the song can be cleared quickly
instrumental versions, clean versions or stems where available
accurate contact details
Do not assume that the track you most want to promote is the track that best fits the project.
A focused group of relevant songs is more useful than an undifferentiated catalogue dump.
During the ECMA Artist Toolkit workshop, participants also discussed maintaining one strong general EPK while using a more focused track presentation for music-supervision opportunities.
What a potential collaborator needs
A collaborator does not need your full press history.
They need to understand the idea.
Send:
one or two relevant examples
the creative concept
why you are approaching them
the role you are asking them to consider
the expected timeline
whether the opportunity is paid, speculative, commissioned or collaborative
Be direct about the arrangement.
“Would you like to collaborate?” can conceal a remarkable number of unanswered questions.
Keep one strong home base
Maintaining one current, comprehensive EPK or professional artist page can reduce confusion.
It may include:
concise biography
current photos
key music links
strongest live video
recent achievements
relevant press
social and website links
direct contact information
That does not mean every recipient should be directed to explore the entire page without guidance.
Choose the one part that matters and point to it.
Before sending anything, check it
Confirm that:
the links work
the material is current
the video represents your present show
names and credits are correct
the photographs can be downloaded
the contact information is clear
the page works on mobile
the recipient does not need permission to access a private folder
Professionalism is often less about adding more material and more about removing unnecessary friction.
Send the right thing.
Make it easy to find.
Then let the work speak.
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« Envoyez-moi vos trucs. »
Ça semble être une demande simple.
Puis vous vous asseyez pour répondre et réalisez que vous avez un site web, un dossier de presse électronique, six profils de diffusion en continu, quatre vidéos de spectacle, douze citations de presse, un dossier Dropbox, plusieurs biographies, des photos récentes, des vieilles photos, et un enregistrement d'un spectacle formidable capté par le téléphone de quelqu'un derrière une colonne structurale.
Que devriez-vous envoyer exactement?
La réponse dépend de qui a demandé et pourquoi.
D'abord, clarifiez la demande
Quand c'est possible, répondez par une courte question :
Absolument. Qu'est-ce qui vous serait le plus utile : une vidéo de spectacle, un EPK ou quelques pièces?
Cette question démontre du professionnalisme.
Elle évite aussi au destinataire de trier du matériel qui ne s'applique pas à son travail.
Si vous ne pouvez pas clarifier, envoyez un lien central et identifiez l'élément le plus pertinent à l'intérieur.
Voici notre EPK. La vidéo du trio en spectacle près du haut est le meilleur exemple du show dont nous avons discuté.
Votre EPK est la bibliothèque.
Votre courriel est la visite guidée.
Ce dont un diffuseur ou un programmateur a besoin
Un diffuseur essaie de comprendre l'expérience en spectacle et si elle convient à sa salle, son événement, son public, son calendrier et son budget.
Le matériel utile peut inclure :
- une vidéo de spectacle forte
- une description concise de l'artiste
- format solo, duo ou groupe complet
- itinéraire actuel et disponibilités
- historique de performances pertinent
- information technique de base
- preuves réalistes de billetterie ou de fréquentation, si disponibles
- contact direct pour le booking
La vidéo de spectacle est importante parce que les enregistrements soignés en studio ne montrent pas nécessairement ce qui se passe sur scène.
Choisissez une vidéo qui représente le spectacle que vous offrez.
Ce dont un agent de booking a besoin
Un agent de booking ne décide pas seulement s'il aime la musique.
Il évalue s'il peut comprendre, positionner, développer et vendre le spectacle.
Une page de booking concise pourrait inclure :
- un positionnement en une phrase
- la meilleure vidéo de spectacle
- une ou deux pièces clés
- historique récent de spectacles
- taille des salles, fréquentation ou information de billetterie si disponible
- marchés où vous avez un public
- lancements à venir
- plans de tournée réalistes
- membres actuels de l'équipe
- le soutien exact que vous recherchez
Ne demandez pas :
Pouvez-vous me trouver des shows?
Essayez plutôt :
Seriez-vous ouvert à me dire si une représentation par une agence fait sens à ce stade? Si le moment n'est pas le bon, j'apprécierais savoir quelles étapes vous auriez besoin de voir avant d'en rediscuter.
Une conversation positive de mentorat ou d'industrie crée une base pour une question réfléchie.
Elle n'implique pas automatiquement une représentation.
Ce dont un contact média a besoin
Un contact média a besoin d'une raison de porter attention maintenant.
Le matériel utile inclut :
- un angle d'histoire clair
- titre et date du lancement
- un lien d'écoute
- une biographie concise
- une ou deux photographies en haute résolution
- crédits photo corrects
- information complémentaire pertinente
- coordonnées directes
« Voici mon nouveau simple » est de l'information.
« Voici une chanson écrite après un retour dans une communauté côtière transformée par les feux de forêt de l'année dernière » peut être un angle d'histoire.
L'angle doit être vrai, pertinent et appuyé par l'œuvre. Ce ne devrait pas être un drame fabriqué.
Ce dont un superviseur musical a besoin
Les superviseurs musicaux ont généralement besoin d'évaluer la chanson elle-même rapidement et de comprendre si elle peut être licenciée.
Selon la demande, l'information utile peut inclure :
- une ou plusieurs pièces directement pertinentes
- des noms de fichiers clairs
- information sur les auteurs et la propriété
- information sur l'édition
- propriété de l'enregistrement maître
- si la chanson peut être autorisée rapidement
- versions instrumentales, versions sans contenu explicite ou stems si disponibles
- coordonnées exactes
Ne présumez pas que la pièce que vous voulez le plus promouvoir est celle qui convient le mieux au projet.
Un groupe ciblé de chansons pertinentes est plus utile qu'un envoi massif de catalogue sans distinction.
Lors de l'atelier Boîte à outils de l'artiste de l'ECMA, les participants ont aussi discuté de maintenir un EPK général solide tout en utilisant une présentation de pièces plus ciblée pour les opportunités de supervision musicale.
Ce dont un collaborateur potentiel a besoin
Un collaborateur n'a pas besoin de tout votre historique de presse.
Il a besoin de comprendre l'idée.
Envoyez :
- un ou deux exemples pertinents
- le concept créatif
- pourquoi vous l'approchez
- le rôle que vous lui demandez de considérer
- l'échéancier prévu
- si l'opportunité est rémunérée, spéculative, commandée ou collaborative
Soyez direct au sujet de l'entente.
« Aimeriez-vous collaborer? » peut dissimuler un nombre remarquable de questions sans réponse.
Maintenez une base solide
Maintenir un EPK ou une page professionnelle d'artiste à jour et complète peut réduire la confusion.
Elle peut inclure :
- biographie concise
- photos actuelles
- liens musicaux clés
- meilleure vidéo de spectacle
- réalisations récentes
- presse pertinente
- liens vers les réseaux sociaux et le site web
- coordonnées directes
Cela ne veut pas dire que chaque destinataire devrait être dirigé à explorer la page entière sans orientation.
Choisissez la partie qui compte et pointez vers elle.
Avant d'envoyer quoi que ce soit, vérifiez
Confirmez que :
- les liens fonctionnent
- le matériel est à jour
- la vidéo représente votre spectacle actuel
- les noms et crédits sont corrects
- les photographies peuvent être téléchargées
- les coordonnées sont claires
- la page fonctionne sur mobile
- le destinataire n'a pas besoin de permission pour accéder à un dossier privé
Le professionnalisme consiste souvent moins à ajouter plus de matériel et plus à éliminer les frictions inutiles.
Envoyez la bonne chose.
Rendez-la facile à trouver.
Puis laissez le travail parler.
