Privacy Policy
Privacy Policy – East Coast Music Association (ECMA)
Last updated: December 17, 2025
The East Coast Music Association (ECMA) is committed to respecting your privacy and protecting your personal information. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard personal information in connection with our website, events, programs, and digital communications.
1. Information We Collect
We may collect personal information when you:
• Register for ECMA events, conferences, or programs
• Purchase tickets or passes
• Apply for membership, awards, or showcases
• Subscribe to newsletters or mailing lists
• Participate in surveys, contests, or promotions
• Interact with our website, digital ads, or social media content
The information collected may include:
• Name
• Organization or affiliation
• Role or title
• City, province/state, and country
• Email address
• Phone number (if provided)
• Registration or participation details
• Website usage data (see Analytics & Advertising below)
We do not collect payment card details directly; payments are processed securely through third-party platforms.
2. How We Use Personal Information
ECMA uses personal information for the following purposes:
• Event and conference registration and administration
• Membership and program management
• Professional networking opportunities (with consent)
• Communications related to ECMA activities
• Responding to inquiries or requests
• Improving our website, services, and communications
• Measuring the effectiveness of marketing and advertising campaigns
We collect only the information necessary for these purposes.
3. Delegate Lists & Networking (Events)
For certain events, ECMA may offer attendees the option to have limited registration information included in a delegate list for professional networking purposes.
Participation is entirely optional and based on explicit consent provided during registration.
If consent is given, shared information may include:
• Name
• Organization / affiliation
• Role or title
• City and country
• Email address (if provided)
Delegate lists are shared only with:
• Other registered delegates
• ECMA members
• Approved industry partners
Personal information is never sold and is not used for marketing without separate consent.
Consent may be withdrawn at any time by contacting [email protected].
4. Digital Advertising & Analytics
ECMA uses digital tools to understand website usage and improve outreach, including:
• Google Analytics
• Advertising pixels (e.g., Meta/Facebook, Google Ads)
• Cookies and similar technologies
These tools may collect non-identifying information such as:
• Pages visited
• Time spent on pages
• Device and browser type
• General location (city/country)
This information helps us:
• Measure campaign effectiveness
• Improve user experience
• Deliver relevant advertising
You may adjust your browser settings to manage or disable cookies. Some features may not function properly without them.
5. Email Communications
If you subscribe to ECMA communications, we may send you:
• Newsletters
• Event updates
• Program announcements
You may unsubscribe at any time using the link provided in our emails or by contacting us directly.
ECMA complies with Canada’s Anti-Spam Legislation (CASL).
6. International Attendees (GDPR)
ECMA welcomes international participants.
For individuals residing outside Canada, including the United Kingdom and European Union, personal information is processed in accordance with applicable data protection laws, including the GDPR.
This includes:
• Clear notice of how data is used
• Explicit consent where required
• The right to access, correct, or withdraw consent
7. Information Sharing & Third Parties
ECMA may share personal information with trusted third-party service providers who assist with:
• Event registration and ticketing
• Payment processing
• Email distribution
• Website hosting and analytics
These providers are authorized to use personal information only as necessary to perform services on ECMA’s behalf and are required to protect it appropriately.
8. Data Security
ECMA takes reasonable steps to protect personal information against loss, unauthorized access, disclosure, or misuse through administrative, technical, and physical safeguards.
9. Access, Corrections & Withdrawal of Consent
You may request access to, correction of, or deletion of your personal information, or withdraw consent at any time by contacting:
Email: [email protected]
Requests will be addressed in accordance with applicable privacy laws.
10. Changes to This Policy
This Privacy Policy may be updated periodically to reflect changes in legal requirements or ECMA practices. Updates will be posted on this page with a revised date.
11. Contact Us
If you have questions about this Privacy Policy or ECMA’s privacy practices, please contact:
East Coast Music Association (ECMA)
Email: [email protected]
Politique de confidentialité – East Coast Music Association (ECMA)
Dernière mise à jour : le 17 décembre
L’East Coast Music Association (ECMA) s’engage à respecter votre vie privée et à protéger vos renseignements personnels. La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de notre site Web, de nos événements, de nos programmes et de nos communications numériques.
1. Renseignements que nous recueillons
Nous pouvons recueillir des renseignements personnels lorsque vous :
• Vous inscrivez à des événements, conférences ou programmes de l’ECMA
• Achetez des billets ou des laissez-passer
• Faites une demande d’adhésion, de prix ou de participation à des vitrines
• Vous abonnez à nos infolettres ou listes de diffusion
• Participez à des sondages, concours ou promotions
• Interagissez avec notre site Web, nos publicités numériques ou nos médias sociaux
Les renseignements recueillis peuvent inclure :
• Nom et prénom
• Organisation ou affiliation
• Rôle ou titre
• Ville, province/État et pays
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone (le cas échéant)
• Détails liés à l’inscription ou à la participation
• Données d’utilisation du site Web (voir Analytique et publicité)
L’ECMA ne recueille pas directement les renseignements relatifs aux cartes de paiement. Les paiements sont traités de façon sécurisée par des plateformes tierces.
2. Utilisation des renseignements personnels
L’ECMA utilise les renseignements personnels aux fins suivantes :
• Gestion des inscriptions aux événements et conférences
• Administration des adhésions et des programmes
• Offrir des occasions de réseautage professionnel (avec consentement)
• Communications liées aux activités de l’ECMA
• Répondre aux demandes et aux questions
• Améliorer notre site Web, nos services et nos communications
• Mesurer l’efficacité de nos campagnes de marketing et de publicité
Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à ces fins.
3. Listes de délégué·e·s et réseautage (événements)
Pour certains événements, l’ECMA peut offrir aux participant·e·s la possibilité facultative d’inclure certains renseignements d’inscription dans une liste de délégué·e·s à des fins de réseautage professionnel.
La participation est entièrement facultative et repose sur un consentement explicite donné lors de l’inscription.
Si le consentement est accordé, les renseignements pouvant être partagés incluent :
• Nom et prénom
• Organisation / affiliation
• Rôle ou titre
• Ville et pays
• Adresse courriel (le cas échéant)
Les listes de délégué·e·s sont partagées uniquement avec :
• D’autres délégué·e·s inscrit·e·s
• Les membres de l’ECMA
• Des partenaires de l’industrie approuvés
Les renseignements personnels ne sont jamais vendus et ne sont pas utilisés à des fins de marketing sans un consentement distinct.
Le consentement peut être retiré en tout temps en communiquant avec [email protected].
4. Publicité numérique et analytique
L’ECMA utilise des outils numériques afin de comprendre l’utilisation de son site Web et d’améliorer ses communications, notamment :
• Google Analytics
• Pixels publicitaires (ex. : Meta/Facebook, Google Ads)
• Témoins (cookies) et technologies similaires
Ces outils peuvent recueillir des renseignements non identificatoires, tels que :
• Pages visitées
• Temps passé sur le site
• Type d’appareil et de navigateur
• Localisation générale (ville/pays)
Ces données servent à :
• Mesurer l’efficacité des campagnes
• Améliorer l’expérience utilisateur
• Diffuser des publicités pertinentes
Vous pouvez gérer ou désactiver les témoins dans les paramètres de votre navigateur. Certaines fonctionnalités du site pourraient ne pas fonctionner correctement sans eux.
5. Communications par courriel
Si vous vous abonnez aux communications de l’ECMA, nous pouvons vous envoyer :
• Des infolettres
• Des mises à jour sur les événements
• Des annonces de programmes
Vous pouvez vous désabonner en tout temps à l’aide du lien prévu à cet effet dans nos courriels ou en nous contactant directement.
L’ECMA respecte la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP / CASL).
6. Participant·e·s internationaux (RGPD)
L’ECMA accueille des participant·e·s de l’étranger.
Pour les personnes résidant à l’extérieur du Canada, notamment au Royaume-Uni et dans l’Union européenne, les renseignements personnels sont traités conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Cela comprend :
• Une information claire sur l’utilisation des données
• Un consentement explicite lorsque requis
• Le droit d’accéder aux renseignements, de les corriger ou de retirer son consentement
7. Partage de renseignements et tiers
L’ECMA peut communiquer des renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers de confiance qui nous aident notamment pour :
• L’inscription aux événements et la billetterie
• Le traitement des paiements
• L’envoi de communications par courriel
• L’hébergement du site Web et l’analytique
Ces fournisseurs sont autorisés à utiliser les renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation de leurs services et doivent les protéger adéquatement.
8. Sécurité des renseignements
L’ECMA prend des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, la communication ou l’utilisation abusive, au moyen de mesures administratives, techniques et physiques appropriées.
9. Accès, correction et retrait du consentement
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, leur correction, leur suppression ou retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec :
Courriel : [email protected]
Les demandes seront traitées conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.
10. Modifications de la politique
La présente politique de confidentialité peut être modifiée périodiquement afin de refléter les changements législatifs ou les pratiques de l’ECMA. Toute mise à jour sera affichée sur cette page avec une date révisée.
11. Nous joindre
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou les pratiques de l’ECMA en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :
East Coast Music Association (ECMA)
Courriel : [email protected]
